システム開発 | 契約(依頼)する際の流れや注意点

あなたはシステム開発を外部に依頼したいと考えています。しかし、いざシステム開発となると慣れていない場合は戸惑いがちです。この不安を取り除くためにも、依頼前に押さえるべきポイントや、システム開発の流れを紹介していきます。

事前知識として、基本的にシステム開発の大まかな流れも紹介しておきます。「自社の課題抽出」→「システム開発を依頼するベンダー探し」→「見積依頼」→「発注」→「システム開発」→「検収」となります。

システム開発の手法について詳しくはこちらで解説しています。

▼参考▼
システム開発 | 4つの開発手法と効果的な開発を行うスキル

＼＼無料コンサル実施中／／
弊社(株)OneTerraceでは、貴社の課題抽出～提案まで30分から1時間の無料コンサルティングを実施しております。少しでもお悩みがある企業様はお問合せよりご連絡をお待ちしております。

1. 依頼前に必要な3項目

システム開発に取り組む前に必要なものの代表として、「要件定義の策定」、「信頼できるパートナーの選定」、「予算とスケジュール」があります。

1.1. 要件定義の策定　

システム開発を成功させるためには、まず「自社に何が必要か」を明確にすることが大切です。要件定義は、基本的には開発者側が作成するもの(※)で、業務の流れやデータの扱い方、ユーザーの使い勝手を考慮しながら、具体的な機能や性能を細かく定めていく作業が求められます。

＜要件定義とは＞

システム開発のプロジェクトを始める前に、必要な機能や要求を分かりやすくまとめていく作業のこと。盛り込まれる内容は以下の通りです。

• システム開発の目的、依頼するに至った背景、要求

• 課題解決に向けた案、システムの機能

• 用いられる技術

• 予算とスケジュール（工数）

• 業務フローや実装手順

• セキュリティ、運用保守

• 提案期限や連絡先

必要な機能を省みないまま開発を進めてしまうと、後で失敗に気づくこともあるでしょう。要件定義を事前にきちんと行うことで、無駄な機能の削減、または忘れ去られがちな機能を見落とさないようにすることができます。

(※)要件定義を誰が作るかというのはよく議論されています。本来は発注者側が作成するものとされていますが、システム開発の経験がない場合が多いため、開発パートナー(依頼を受ける受託会社、ベンダーと呼ぶことも)の営業やコンサルタント、プロジェクトマネージャー(PM)が支援することが多い状況です。

1.2. 信頼できる開発パートナーの選定基準

次に重要なのは、信頼できる開発パートナー(受託会社やベンダーと呼ばれる)を選ぶことです。技術力はもちろん、コミュニケーション能力が高く、過去の実績が確認できる企業を選ぶことが望ましいでしょう。

また、開発過程で生じる課題への対応力やアフターサポートの体制も重要な選定基準になります。選択肢は数多くありますが、自社のニーズに合った開発パートナーとの長期的な関係を築くことが、結果としてプロジェクト全体のコスト削減につながります。

1.3. 予算とスケジュールの見積もりの重要性

予算とスケジュールの見積もりは、開発プロジェクト全体を管理するうえで欠かせないものです。予算に関しては、実際のところ多くのプロジェクトで当初の見積もりを超えることが少なくありません。しかし、初期の段階でしっかりとした見積もりをすることで、後の予算の膨張を防ぐことができます。そのため見積もり段階で疑問に思ったところは確認するようにしましょう。

一方、スケジュールについても同様で、進捗管理を怠ると納期遅れにつながることも。チーム全員が計画に則って動けるよう、適切な見積もりとその共有が重要になります。

2. 依頼からプロジェクト立ち上げまでの流れ

プロジェクトの成否は、スタート地点に大きく影響されます。依頼からプロジェクト立ち上げまで、無駄なく効率的に手続きを進め、関係者全員が同じビジョンに向かって取り組むために、明確な流れを理解することが重要です。

ここでは、その流れを三つのステップに分けて解説し、スムーズなプロジェクト開始を目指すための基盤を築いていきます。

2.1. 正式な依頼手続きと契約書の作成

プロジェクトが正式な依頼に至るまでには、必要な文書作成と丁寧なコミュニケーションが不可欠です。依頼が口頭や簡単なメールのやりとりから始まることもあるため、正式な書面による契約書を作成し、両者の合意のもとで業務が進行することを確固たるものとします。

＜契約書に含むもの(一例)＞

• 目的範囲

• 納期

• 納品物

• 報酬

• 秘密保持

• 責任の所在

• 運用、保守(変更管理など)

契約書の作成では、目的、範囲、納期、報酬、秘密保持といった重要項目を明記し、誤解の余地を無くすことが求められます。また、将来的なトラブルを避けるために、契約書には変更管理手順も含める必要があるでしょう。この工程を通じて、クライアントとの信頼関係を築き、プロジェクトの土台を固めていきます。

契約書に関しては、IPA(独立行政法人 情報処理推進機構)が提供する「情報システム・モデル取引・契約書（受託開発（一部企画を含む）、保守運用）」にひな形が提供されています。

▼参考▼
情報システム・モデル取引・契約書（受託開発（一部企画を含む）、保守運用）
＜第二版＞（ひな型）(Word:76 KB)
IPA(独立行政法人 情報処理推進機構)

2.2. 開発チームとのキックオフミーティング

プロジェクトの成功は、開発チームの一体感にかかっています。キックオフミーティングは、チーム全員がプロジェクトの目標を共有し、それぞれの役割と期待を理解する最初の機会です。

このミーティングを通じて、チームメンバー間のコミュニケーションの構築、疑問点の明確化、そして緊張の緩和が行われます。また、ベンダー側のプロジェクトマネージャーは、チームメンバーからのフィードバックを受け入れ、プランの精度を高める機会としても機能します。高いモチベーションとクリアなビジョンを持ったチームを形成するためには、このミーティングの重要性を理解し、適切な準備と実施が求められるのです。

2.3. システム開発

ベンダーに開発工程に入ってもらいます。開発に入ったら全てをベンダーに任せきるのではなく、機能や見栄えも含めた仕様確認が必要な場合は途中打ち合わせをする場合もあります。

3.  検収：最終的な成果物の受け渡しと評価

システムが完成したら、納品書と成果物(システム)を納品してもらい、「検収」作業に入ります。「検収」とは、システムが初めに策定した仕様を満たしているのか確認する作業を指し、内容に問題がないか確認した後に依頼者が押印した「検収書」をベンダーに渡すことで検収は完了します。

(※)納品、検収のタイミングは各社異なる場合があります。

3.1. 検収作業・受領確認

システムが納品されたら、設計通りに機能するか依頼者側が徹底的に検収します。このテストフェーズでは、仕様書や契約書に沿った実装がされているかどうかを精査します。

＜検収時に行うこと(一例)＞

・納品物の確認…契約書に記載の場合は照合

・システムの動作確認…機能テスト、使用感の確認、外部システムとの連携テスト、セキュリティテスト、負荷テスト

3.2. 検収書の提出

検収テストが完了したのちに、発注者側が検収書の発行、提出を行います。検収書の項目としては以下内容を盛り込みます。フォーマットに決まりはありませんが、発注者とベンダー間で同意したものを利用します。

＜検収書項目＞

• 検収日

• 会社名

• 発行者名

• 検収者名

• 検収した商品の情報

• 合計金額

4．運用支援、保守

検収作業が終わり、検収書を提出したのちに導入、運用支援をしてもらいます。(どこまでの支援をしてもらえるかは契約による)基本的に取扱説明書やマニュアルを参考にしながら初期設定を行うことが多いです。また、導入後スムーズに運用できるように、システムの説明や操作方法の教育、操作マニュアルの作成も導入の工程で行われることもあります。

また、導入後にシステムトラブル等が生じたことを想定して、保守サービスを利用することもあります。ベンダーに依頼しない場合は、保守担当者を自社で工面する必要が生じます。

まとめ

システム開発を依頼する際の発注者側の一連の流れを紹介しました。システム開発会社に丸投げすることなく、一緒にシステム開発をするという意識を持つと失敗リスクは大幅に減少します。初めての場合は慣れないことがあり、戸惑いもあるでしょう。しかし、1つずつかみ砕いて理解していけば、成功へと繋がります。

弊社、(株)OneTerraceは多くの企業様から開発案件を請け負っております。どの企業に相談したら良いか分からない方は一度お問い合わせください。御社のシステム開発の成功に向けて一緒に検討させていただきます。

＼＼無料コンサル実施中／／
弊社(株)OneTerraceでは、貴社の課題抽出～提案まで30分から1時間の無料コンサルティングを実施しております。少しでもお悩みがある企業様はお問合せよりご連絡をお待ちしております。