システム開発 | 発注者必見！ 要件定義の作り方と見方のポイント

プロジェクトが成功へと導かれるための、最初の重要ステップが要件定義です。この段階では、発注者側が何を求めているのか、どんな問題を解決したいのか、理想とする成果物はどのようなものかを明確化する必要があります。

要件定義がしっかりと行われているか否かで、その後の開発プロセスがスムーズに進むかが決まるため、開発者側だけでなく、発注者側のスタートラインとしても非常に重要であるのです。

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1. 要件定義とは - 発注者側のスタートライン

1.1. 要件定義の目的とは

要件定義の主な目的は、プロジェクトの成功を確実なものにするために、発注者と受注者が共有するべき理解を確立することです。具体的には、以下を指します。

＜要件定義で共有する事項＞
・プロジェクトを通じて解決すべき問題
・達成したい目標
・必要とされる機能や品質
・納期

これらの要素を詳細に定めることが求められます。これにより、無駄な開発や誤解を防ぎ、効率的なプロセスを実現するための基盤が作られるのです。また、関係者間のコミュニケーションを促進し、チームとしての一体感を高める効果も期待できます。

1.2. 発注者側も要件定義に参画することで品質確保に

発注者側にとって要件定義は、自らのニーズを明確に伝え、成果物の品質を確保するためのカギとなるプロセスです。発注者側が考える問題の本質や解決に必要な要素を受注者に伝える役割を担います。

また、要件定義に参加することで、プロジェクトの進行に対する理解を深め、将来的に発生するかもしれない変更への柔軟な対応を可能にします。要件定義を適切に行うことが、最終的な満足度を高めることに直結するのです。

1.3. 要件定義の流れの概観

要件定義の流れは、大きく分けて情報収集、分析・整理、ドキュメント化、合意形成の4つのステージから構成されます。まず、関係者からの情報収集を行い、それらをもとに具体的な要件を抽出します。

次に、抽出した要件を詳細に分析し、優先順位を付け整理していきます。さらに、整理された要件をドキュメントとしてまとめ、すべての関係者が理解し合意できるようにします。最後に、ドキュメントに基づいた合意形成を行い、要件定義のプロセスを完了させます。

2. 要件定義のステップバイステップ解説

プロジェクト成功のための要件定義は、その複雑さから容易ではありません。しかし、適切なステップに分けて進めていくことで、課題の明確化と解決に繋がります。ここでは、要件定義の手順を分かりやすくステップバイステップ(少しずつ)で解説していきます。

2.1. 業務要件の明確化方法

業務要件を明確化することは、システム開発や業務改善において根幹をなす部分です。はじめに、現状の業務フローを徹底的に分析することが大切です。

具体的には、現場の従業員にインタビューを行い、日々の作業での悩みや無駄、そして改善点を抽出します。これにより、本質的な業務要件が浮かび上がってきます。次に、これらの情報をもとに全体を俯瞰し、改善すべきポイントを抽出することが重要です。業務要件が明確になれば、それを基にシステム要件やユーザー要件を洗い出しやすくなります。

2.2. システム要件を定義するポイント

システム要件を定義する際は、業務要件を踏まえた上で、使用される技術の選定やシステムの拡張性、セキュリティなど、さまざまな要素を考慮する必要があります。特に、将来の変化に柔軟に対応できるような設計が求められます。

性能要求やデータの取り扱い、ハードウェアの要求条件など、具体的かつ詳細な要件を洗い出し、文書化することがキーポイントです。また、開発チームと頻繁にコミュニケーションを取りながら、技術的な視点も含めた要件を共有することで、より良いシステム要件定義に繋がります。

2.3. ユーザー要件を取り入れる重要性

最終的にシステムを利用するユーザーの声は、要件定義において極めて重要です。ユーザーの実際の使用シーンを理解し、彼らのニーズを的確に捉えることで、より使いやすく満足度の高いシステムを作るための要件に落とし込むことができます。

ユーザビリティテスト(評価・検証)やフィードバック(改善点・評価)を積極的に取り入れることで、見落としがちな利用上の問題点を明らかにでき、最終的にはプロダクトの品質向上にも繋がります。結局、ユーザーが求める価値をしっかりと提供することが、システム開発の最終目標であるため、ユーザー要件を取り入れることは非常に重要なのです。

3. 効果的な要件定義書の作成方法

効果的な要件定義書を作成するのは、要件を明文化し、関係者間での理解を共通のものにするための指針をいかにして設けるかがポイントになります。

3.1. 要件定義書に記載する内容

要件定義書は、その書式やフォーマットによって内容の明瞭さが左右されます。一般的には、プロジェクトの概要、目的、要件一覧、用語解説、システム構成図などを含みます。

＜要件定義書に盛り込む項目(例)＞
・要件定義の位置づけ
・用語の定義
・スケジュール
・業務要件の定義(業務内容、利用者一覧、規模)
・機能要件の定義(機能、画面、権限、帳簿、外部インターフェース)
・非機能要件の定義(情報セキュリティ、テスト、運用、保守)
※参照：要件定義書(環境省)「令和３年４月 環境省自然環境局総務課動物愛護管理室」
　下部にリンク記載

また、見出しを明確にし、索引や目次を設けることで、文書のナビゲートを容易にします。各セクションでは、項目ごとに番号を振ると共に、内容が直感的に理解しやすいよう配慮することが大切です。用語集をしっかりと用意し、文書内の用語統一に努めましょう。

環境省の要件定義書が分かりやすいため、参考に実例を紹介しておきます。

▼実例▼
要件定義書(環境省)「令和３年４月 環境省自然環境局総務課動物愛護管理室」

3.2. 明瞭かつ具体的な記述のためのヒント

明瞭かつ具体的な記述は、要件定義の精度を高める重要な要素です。用語は統一し、専門用語には定義を付記するようにします。また、主観を排除し、客観的な事実に基づいた内容を心がけるべきです。仮定や推測に基づく表現は混乱の元となるため、具体的な数値や事例を持ち出しましょう。

加えて、重要なポイントは箇条書きを使い視覚的にも分かりやすくすることが効果的です。第三者が読んでも理解しやすいようにすることが、優れた要件定義書を作成する上で不可欠なのです。

3.3. 変更管理を行うための記述方法

プロジェクト進行中における避けられない変更をスムーズに行うため、変更管理のプロセスを要件定義書内に明記することは極めて重要です。変更が起こった際の手順、承認権限、影響分析、そしてそれに伴うスケジュールやコストの見直し方法を詳細に盛り込む必要があります。

ドキュメントは生きたものであり、プロジェクトの進行に合わせて都度アップデートする必要性があるのです。変更管理を明確に記述し、柔軟かつ迅速な対応を可能にする環境を整えてまいりましょう。

4. 関係者とのコミュニケーション術

プロジェクトを成功に導く鍵は、関係者とのコミュニケーションにあります。各ステークホルダー(利害関係者)の期待や要求を正確に理解し、効果的なコミュニケーション戦略を展開することが求められます。対話を通じて信頼関係を構築し、協働の基盤を作り上げることが重要でしょう。

4.1. ステークホルダー(利害関係者)分析の進め方

「出典：IPA「事例2：多様化するステークホルダといかに 合意形成を図るか」
P.16-図表3-2●ステークホルダー俯瞰図の例-

ステークホルダー分析は、プロジェクトの成功を左右する重要な工程です。まずは関係する全てのステークホルダーを特定し、各々の関心事項や影響力を把握することが始まりです。

分析の際には、個々のステークホルダーがプロジェクトに期待する利益やリスクを明らかにし、それに基づいたコミュニケーションプランを策定します。また、定期的にリスクの再評価を行い、環境の変化に応じてステークホルダーとの関係管理を調整していきます。

4.2. 合意形成のための効果的な会議運営

合意形成には、目的を明確にし、参加者全員が意見を積極的に出し合える環境作りが必要です。議題は事前に共有し、意見が集約されやすい議題設定に留意します。

会議中は進行役が公平に発言機会を与え、要点をまとめることでスムーズな意思決定に導きましょう。合意には柔軟な姿勢も重要で、異なる意見を尊重しつつ、共通の目標に向かって橋渡しする役割を果たします。

4.3. フィードバックを有効活用する方法

フィードバックは、関係者の期待や不満を把握し、状況改善に繋げるための重要なツールです。受け取ったフィードバックは感謝の気持ちを持って受け止め、具体的な行動変化に結びつけましょう。

時には不快な批評もありますが、そうした貴重な意見もプロジェクトの改善点を見つけるヒントになります。また、定期的な自己評価を行い、自らの成長にフィードバックを生かすことも肝心です。

5. よくある失敗事例とその回避策

プロジェクト管理の現場では様々な失敗が散見されますが、その多くは予防可能なものです。ここでは、特に頻繁に起こる失敗事例とそれを未然に防ぐための実効性ある回避策を紹介します。

5.1. 要件の漏れや認識不足の事例

プロジェクトにおいて最もよく起こる失敗のひとつが、要件の漏れや認識不足です。これは、プロジェクト初期段階での要件定義の不備に起因する問題で、後のフェーズで大きな修正を余儀なくされる原因となります。

要件漏れの原因としては、ステークホルダー間のコミュニケーション不足や、詳細な市場調査の欠如などが挙げられます。これらを防ぐための策としては、まず全ステークホルダーが同じビジョンを共有することが大切です。そのためには、定期的なミーティングを通じて要件を洗い出し、それを文書化し共有することが重要です。

加えて、プロジェクトのリードメンバーによる細かなフィードバックループの設定も有効でしょう。フィードバックを早期に取り入れることで、漏れや誤解が明らかになり、その修正がタイムリーに行えるからです。

5.2. スコープクリープを防ぐための策

「スコープクリープ」とは、プロジェクトの範囲が無計画に広がる現象を指し、これが原因で予算超過やスケジュールの遅れを招くケースがよくあります。この問題に対処するためには、プロジェクトの範囲を明確にし、変更管理プロセスを徹底することが必須です。

プロジェクト開始時に、スコープ(プロジェクトの影響範囲)を的確に定義し、それをプロジェクトチーム全員で理解し合うことから始めます。その上で、スコープの変更が必要となった場合には、変更要求の正式な手続きを設け、その影響を評価し、全ステークホルダーに対する十分な説明を行うことが大切です。

スコープの管理は、定期的なレビューを通じてコンスタントに行うことが望ましいです。変更が起きた場合にはすぐに対応し、ドキュメントの更新も怠らないことで、スコープクリープを効果的に防ぐことができます。

5.3. リアルなユースケースで見落としを防ぐ

プロジェクトにおける見落としを防ぐためには、理論上の計画だけでなく、実際のユースケースを用いたシミュレーションが非常に有効です。これにより、想定外のユーザー行動や、システムの非効率な点を見つけることができます。

＜ユースケースとは＞
ユーザーがシステムをどのように使うかを具体的なシナリオで表現したもの。
開発するサービスや製品について、多様なエンドユーザーの視点を取り入れたシナリオを作成し、それを基にシミュレーションを行うことで、仕様書だけでは発見しづらい問題点を早期に把握することが可能になります。

ユースケースの作成においては、エンドユーザーとのインタビューが有効です。実際のユーザーの声を取り入れながら、リアルな操作フローを描き出すことで、製品の使い勝手を向上させ、成功に導く見落としを防ぐことができるでしょう。

6.  要件定義後のプロジェクト進行管理

要件定義をしっかりと行うことは、プロジェクトが成功するか否かの重要な鍵を握っています。しかし、それに続く進行管理の手腕もまた、プロジェクトを円滑に進めるうえで不可欠であるのです。

要件定義後の段階では、定義された要件を満たしながら計画に沿った進行を実現するため、細やかな管理が求められるからです。

6.1. 要件定義とプロジェクト計画の連携

プロジェクトを成功に導くためには、要件定義とプロジェクト計画がシームレスに連携することが肝心です。明確な要件定義がプロジェクト計画の土台となり、それに基づいてリソースの配分、スケジュールの策定、リスク管理の方法が決まっていきます。

このプロセスを通じて、計画の各段階で要件が適切に反映されていることを確認し、プロジェクトチームが一貫した目標に向かって効率良く作業できる環境を整備する必要があります。

6.2. 要件変更時の管理プロセス

プロジェクト進行中には、予期せぬ要件の変更が生じる場合があります。要件変更があった場合の管理プロセスは、プロジェクトの成否を左右する非常に重要な要素です。変更が提案されたときは、その影響を詳細に分析し、プロジェクトのスコープ(範囲)、コスト、スケジュールへの影響を総合的に再評価する必要があります。

このとき、変更要求の優先度付けと共に、ステークホルダーへの十分なコミュニケーションが不可欠です。また、文書化された変更管理プロセスに従い、冷静かつ迅速な意思決定を行う体制を整えることが求められます。

6.3. 要件達成のための品質保証

プロジェクトで定義された要件を達成するためには、品質保証が欠かせません。品質管理は、計画された品質基準が遵守され、最終的な成果物が要件を満たすことを確実にするための重要なプロセスです。

開発初期から品質管理を計画に組み込むことにより、適切な検証と検査が行われ、不具合の早期発見と対応が可能になります。また、定期的なレビューと監査を通じて、品質保証のプロセス自体の改善を行うことも品質維持のためには不可欠です。品質管理計画の策定とそれに基づく厳密な実施が、要件達成への確かな道を築き上げていくのです。

まとめ

以上、大きく6つの観点から要件定義の作り方と見方のコツを紹介してきました。システム開発は取り組んだことがない方は難しいように感じるかもしれませんが、1つずつステップを踏んでいけば着実に成功へと繋がります。

最後に紹介になりますが、弊社(株)OneTerraceでは、小規模から大規模まで、幅広いシステム開発の実績があります。業務をシステム化したいけれども、どのように取り組んだら良いか分からない、要件定義を作るのは難しそうと悩まれている方はぜひご相談下さい。弊社では、課題抽出から要件定義 システム設計・導入・運用保守・改良までご支援します。

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